En intern konferens eller kurs är en viktig del av företagets verksamhet, men vad gäller för avdragsrätten och förmånsbeskattningen? I denna artikel förklarar vi vad som gäller, med undantag och viktiga detaljer kring arbetsinsatser och kostnader för nöjen.
Vad räknas som intern konferens eller kurs?
Skattelagarna definierar följande arrangemang som interna kurser och konferenser ur förmånssynpunkt, men inte som representation ur avdragssynpunkt:
- Interna kurser
- Interna konferenser, till exempel planeringskonferenser som behandlar budget, personalfrågor eller affärsstrategier
- Andra liknande arrangemang
Avdragsrätten för kostnader kopplade till interna kurser och konferenser är omfattande. Lokaler, föreläsararvoden, resor och måltider för personalen är normalt avdragsgilla utan begränsningar.
Förmånsbeskattning vid en intern konferens eller kurs
Förmåner som måltider under interna kurser och konferenser beskattas inte om vissa villkor är uppfyllda och för att undvika förmånsbeskattning krävs att:
- Mötet är internt och gäller företaget eller koncernen
- Mötet varar minst en arbetsdag (minst 6 timmar)
- Konferensen varar högst en vecka
- Det inte är fråga om regelbundna möten med kort mellanrum
- Gemensamma måltidsarrangemang anordnas för alla deltagare
- Vad gäller vid konferensresor?
För att en konferensresa ska anses som intern konferens, måste minst 75% av tiden ägnas åt arbete, vilket motsvarar minst 6 timmar per arbetsdag. Kortare och mer regelbundna informationsmöten där företaget bjuder på måltider kan däremot bli föremål för förmånsbeskattning om de hålls för ofta.
Skattefrihet för nöjen under interna konferenser
Normalt sett beskattas inte anställda för nöjen som ansiktsbehandlingar, massage eller vinprovningar under konferenser, så länge kostnaden inte är för hög och dessa aktiviteter inte dominerar arrangemanget. Kostnaderna för nöjesaktiviteter är dock avdragsgilla som lönekostnader om de leder till förmånsbeskattning.
Hur undviker man förmånsbeskattning när man har en intern konferens?
För att undvika förmånsbeskattning är det viktigt att huvudsyftet med konferensen är arbete. Huvuddelen av arbetstiden (minst 75%) ska ägnas åt arbetsrelaterade aktiviteter, och rekreation får inte vara dominerande. Om en intern konferensresa varar längre än en vecka eller om möten hålls för ofta, kan förmånsbeskattning bli aktuellt.
Avdrag för konferensresor och dokumentation
För att försäkra sig om avdragsrätten är det viktigt att dokumentera konferensens syfte och program. Företaget bör spara kursprogram, reseprogram och andra dokument som visar på de arbetsrelaterade aktiviteterna under resan. Detta kan vara avgörande för att visa att resan inte har ett övervägande rekreationssyfte.
Avdrag vid kombinerade personalfester
Om en intern kurs eller konferens kombineras med en personalfest, exempelvis vid en kickoff, gäller olika regler. Kostnaderna för personalfesten bedöms enligt reglerna för representation, medan övriga kostnader bedöms enligt avdragsreglerna för interna konferenser.
Utlandsresor för kurser och konferenser
Det är möjligt att förlägga interna kurser och konferenser utomlands, exempelvis på semesterorter, så länge arrangemanget uppfyller skattekraven för arbete. Inom EU har en dom från EG-domstolen visat att konferenser på turistorter inte får diskrimineras skattemässigt. Detta innebär att företag fritt kan välja ort utan att riskera beskattning enbart på grund av destinationens karaktär.
Moms vid interna konferenser
Interna kurser och konferenser räknas ur momssynpunkt inte som representation, utan som utbildnings- eller personalkostnad. Företag har därför rätt att lyfta hela momsen på dessa kostnader, såvida inte de betraktas som personliga levnadskostnader. Måltider under konferensen kan normalt ses som tjänsteutövning, vilket gör att momsen kan lyftas.
Har du frågor gällande detta eller andra saker kan du alltid kontakta oss så hjälper vi dig.
För mer information om skatteregler vid konferenser, besök Skatteverket för detaljerade riktlinjer.
